A comunicação remota pode ser um desafio para as empresas nestes tempos de pandemia em que grande parte das organizações aderem ao home office.
Sendo assim, preparamos este texto, mostrando quais são as principais dificuldades nesse contexto e oferecendo soluções. Confira!
A pandemia de covid-19 mudou a realidade de muitas empresas, que agora precisam lidar com os desafios inerentes à comunicação remota, uma vez que seus colaboradores seguem trabalhando em home office.
Por esse motivo, preparamos este artigo, em que apontamos os obstáculos a serem superados no atual contexto e abordamos o que pode ser feito para otimizar a comunicação das organizações durante o trabalho remoto. Para facilitar seu entendimento, dividimos nosso texto por tópicos:
- Três desafios das empresas para se comunicar bem remotamente
- Comunicação e feedback para equipes remotas
- Ferramentas que auxiliam a gestão de equipes remotas
- Comunicação interna remota
- Manter o engajamento de equipes remotas
- Inovação para gestão de equipes remotas
Boa leitura!
Três desafios das empresas para se comunicar bem remotamente
Aqui, na Santo Caos, temos ouvido de muitas empresas uma grande preocupação em relação à gestão de pessoas remotamente – veja aqui um pouco mais sobre esse tema.
Como sabemos, manter uma boa comunicação remota não é uma tarefa simples. Por isso, se na sua empresa a comunicação não está no nível ideal, não se preocupe! Você não está só.
Listamos abaixo alguns dos desafios que as organizações têm enfrentado na comunicação remota, e a boa notícia é que todos eles podem ser solucionados. Confira!
Canais tradicionais que deixaram de funcionar
Principalmente em organizações maiores, é comum vermos canais de comunicação corporativos que visam atingir um grande número de colaboradores. Por exemplo:
- TV corporativa;
- e-mail;
- intranet;
- ativações no ambiente de trabalho;
- e até mesmo, mural e outros meios impressos.
Alguns desses canais podem funcionar remotamente, mas surge o desafio de se comunicar sem ter à mão os meios de comunicação mais tradicionais. O e-mail, uma das ferramentas mais utilizadas no mundo corporativo, tem acesso remoto limitado em algumas empresas, por segurança.
Assim, esse contexto provavelmente servirá como catalisador para a digitalização e democratização dos canais de comunicação nas empresas.
Muitas organizações terão que ser criativas para uma boa comunicação remota, principalmente com profissionais que trabalham em fábricas, fazendas e outras unidades operacionais com pouco acesso à internet. Canais “informais” como o WhatsApp podem ser melhor aproveitados a favor da comunicação nas empresas.
Líder pouco preparado para comunicar
Um dos principais canais de comunicação, além dos que citamos no tópico anterior, é o próprio líder. Seja em reuniões formais ou no boca a boca, em muitos casos o gestor imediato funciona como um elo entre a alta liderança e as equipes operacionais.
A grande questão, nesse ponto, é que muitos dos líderes não foram preparados para serem comunicadores. Uma pesquisa feita pela ROI Communication aponta que em apenas 26% das empresas ouvidas, os gestores entendem seu papel na comunicação; apenas 40% delas oferecem capacitação nesse tema para líderes; e somente 24% definem competências gerenciais baseadas em comunicação.
E, por não estarem capacitados para comunicar, esses líderes terão ainda mais dificuldades para manter suas equipes atualizadas com as diretrizes da empresa, promover a escuta e canal aberto para feedback. Esse possivelmente vem sendo o grande desafio para uma boa comunicação remota.
Escuta e feedback
Como vimos, a questão do feedback e da escuta é muito importante no dia a dia de trabalho. Muitas pessoas estão passando por desafios inesperados, e se o gestor não consegue demonstrar abertura para ouvir, os problemas tendem a permanecer desconhecidos. E como sabemos, a empresa não tem como solucionar algo que não conhece.
Também em muitas organizações faltam canais e rituais estruturados de escuta e feedback, o que aumenta o desafio da comunicação remota. Se ouvir os colaboradores não faz parte da cultura da empresa, dificilmente esse hábito surgirá espontaneamente.
Como vimos, este momento de quarentena e isolamento apresenta muitos desafios para a comunicação dentro das empresas. Mas todos esses desafios podem ser solucionados com criatividade, transparência e entendimento da importância de se comunicar bem.
Comunicação e feedback para equipes remotas
Ter uma comunicação eficiente e oferecer feedback aos colaboradores é essencial para qualquer empresa. Porém, com o isolamento social, essa medida é ainda mais necessária e requer um esforço maior por parte dos gestores.
Afinal, a comunicação com a equipe é o que vai possibilitar que seus colaboradores se mantenham focados e engajados mesmo trabalhando à distância.
Além disso, os feedbacks garantem a integração entre a liderança e o quadro de funcionários, impactando no desempenho e desenvolvimento profissional dos empregados e nos resultados da organização.
E mais: a comunicação remota permite amenizar as angústias geradas pela incerteza diante deste cenário delicado e das mudanças estruturais que vieram para ficar. Porém, para dar feedbacks à distância, é preciso ter algumas coisas em mente:
- O líder deve, acima de tudo, oferecer o máximo de apoio ao seu time;
- Seu feedback deve ser constante para possibilitar as melhorias desejadas;
- A comunicação remota exige uma clareza ainda maior para garantir a compreensão de todos e a transparência;
- Os feedbacks não servem apenas apenas para apontar problemas, devem incluir elogios;
- É fundamental se comunicar de maneira empática;
- Os líderes devem ser acessíveis para ouvir o que os colaboradores também têm a dizer.
Ferramentas que auxiliam a gestão de equipes remotas
A gestão de equipes por meio da comunicação remota é desafiadora, mas algumas ferramentas virtuais podem contribuir para facilitar esse processo e garantir a produtividade das equipes. Confira:
- Google Meet: com esse recurso do Google, você consegue realizar videoconferências com seus funcionários e o melhor de tudo é que não precisa instalar nenhum aplicativo.
- Google Workspace: trata-se de uma plataforma que reúne as soluções do Google, permitindo realizar reuniões on-line e armazenar dados entre outras funcionalidades.
- Trello: essa ferramenta conta com quadros distribuídos em colunas que tornam mais fácil organizar tarefas e pode ser customizada para ser utilizada de modo individual ou em grupo.
- Skype: essa é uma das plataformas de comunicação mais conhecidas e oferece chamadas de voz e vídeo. Sua versão gratuita permite realizar reuniões com até 20 pessoas e o Skype for Business, versão paga, possibilita reunir 250 usuários.
- Google drive: trata-se de uma ferramenta que possibilita o armazenamento em nuvem e o compartilhamento de documentos, fotos, apresentações e planilhas. É possível salvar os arquivos automaticamente, evitando assim a perda de conteúdos importantes.
Comunicação interna remota
Uma comunicação interna remota eficiente traz benefícios tanto para os colaboradores quanto para a organização.
Isso porque o time fica muito mais seguro, confiante e produtivo quando consegue manter um relacionamento transparente com a liderança, apesar dos desafios do trabalho remoto.
Mas, para conseguir essa eficiência na comunicação, é necessário adotar algumas boas práticas, entre elas:
-
- Garantir que sua equipe tem tudo o que precisa para a execução do trabalho remoto, depois de entender quais são os recursos necessários para realizar as tarefas;
- Estabelecer objetivos e estratégias, e proporcionar uma noção clara dos processos que devem ser desenvolvidos pelo seu time;
- Preocupar-se com a saúde mental dos seus colaboradores, que certamente estão mais vulneráveis devido à preocupação constante com a covid-19.
Manter o engajamento de equipes remotas
Uma das funções da comunicação remota é manter o engajamento das equipes que atuam fisicamente distantes. Por esse motivo, apontamos, a seguir algumas estratégias para aumentar a motivação dos colaboradores mesmo à distância:
- Transmita confiança ao seu time: sua equipe deve se sentir amparada pela liderança. Para isso, é necessário transmitir segurança aos seus empregados por meio da comunicação remota. Uma das maneiras de alcançar esse objetivo é deixando claro que a saúde de todos é uma prioridade da empresa, bem como a sobrevivência do negócio.
- Exerça uma gestão personalizada: trabalhar de casa vai exigir adaptação por parte dos seus funcionários, já que o ambiente oferece distrações com a presença da família e as tarefas domiciliares. Por isso, é importante saber flexibilizar entregas e oferecer possibilidades de otimizar os trabalhos, como estabelecer horários que se encaixem melhor na realidade de cada pessoa.
- Acompanhe as metas: você vai precisar ficar mais atento aos resultados e talvez tenha que rever as metas de todos e de cada um. Para fazer isso da melhor maneira, será necessário acompanhar de perto o desenvolvimento dos trabalhos.
- Utilize diferentes ferramentas de comunicação: aproveite as vantagens da tecnologia para proporcionar mais dinamismo ao dia a dia de seus colaboradores e torná-los muito mais engajados no contexto do trabalho remoto. Alguns recursos que você pode utilizar já foram abordados no tópico 3 deste artigo.
- Inovação para gestão de equipes remotas: conforme mencionamos acima, alguns canais de comunicação apropriados proporcionam mais dinamismo e praticidade para lidar com a gestão de equipes remotas, como é o caso do Google Meet, que possibilita realizar reuniões com os colaboradores em home office.
Porém, a inovação para gestão de equipes remotas nem sempre exige investimento em tecnologia e sim habilidade em analisar os contextos e perceber o que pode ser otimizado nos processos e forma de liderar.
Confira algumas ações têm dado certo na gestão de equipes remotas:
-
-
- Oferecer mais autonomia: dependendo da empresa, oferecer autonomia aos colaboradores pode ser uma ideia bastante inovadora. Porém, trata-se de uma iniciativa positiva em qualquer cenário, especialmente no contexto do trabalho remoto, em que o funcionário não conta com a presença física do líder;
- Flexibilizar o horário de trabalho: a mudança para o trabalho remoto exige adaptação por parte do empregado e de todas as pessoas que convivem no mesmo ambiente que ele. Porém, é possível facilitar essa adaptação e manter seu bom desempenho por meio de um horário de trabalho flexível;
- Criar novos rituais para a integração da equipe: com os funcionários em home office, a tendência é que as ações de integração de colaboradores também não aconteçam presencialmente. Por outro lado, muitas organizações estão encontrando soluções para cultivar a coesão do time mesmo de maneira on-line;
- Procurar por novas ferramentas na gestão de processos e projetos: essas soluções facilitam o trabalho das lideranças, na medida em que possibilitam compartilhar arquivos, monitorar a evolução das atividades, listar tarefas, preparar cronogramas e muito mais.
-
Quer saber mais sobre como melhorar a comunicação remota em sua empresa? Entre em contato com a Santo Caos.
